Tout ce qu’il faut savoir pour organiser une conférence

Pourquoi organiser une conférence ou un colloque ?

Avant de vous lancer dans l’organisation d’une conférence ou d’un colloque, il faut respecter un certain nombre d’étapes préalables. Ces étapes orienteront l’ensemble de vos choix pour la mise en place de votre événement.

Tout d’abord, il est important de définir précisément l’objectif de votre démarche. Pourquoi souhaitez-vous organiser une conférence ? Les raisons peuvent être diverses : traiter d’un sujet d’actualité, présenter un produit, un service, transmettre une information aux acteurs de la presse… Quoi qu’il en soit, cet objectif doit être connu par les différentes parties prenantes de l’organisation de votre conférence ou votre colloque.

Outre l’objectif, il faut définir les différents messages que vous souhaitez faire passer par le biais de cette conférence ou ce colloque. Que devront retenir les invités après votre événement ? La réponse à cette question impactera l’image de votre entreprise, c’est pour cela qu’il est important de mener une réflexion sur le pourquoi de l’organisation de votre conférence à cette étape de votre projet.

Comment organiser une conférence ou un colloque ?

Vous avez défini le pourquoi de votre événement, il faut maintenant réfléchir à la structure de votre conférence.

La structure d’une conférence  

En premier lieu, réfléchissez au type d’événement que vous souhaitez organiser. S’agit-il d’une conférence ou d’un colloque à destination de vos clients et prospects ? Une conférence de presse ? Une rencontre entre professionnels et experts de votre secteur ?

Ce choix dépend forcément de l’objectif de votre événement, il vous aidera à organiser la structure de votre conférence ou votre colloque, autrement dit le socle qui vous permettra de faire tous les choix qui suivront.

Le planning de votre conférence

Établissez ensuite un planning pour l’organisation de votre conférence. Il devra lister toutes les étapes de votre projet, de la définition de vos objectifs à l’accueil le Jour-J voire après si vous avez décidé de mettre en place des actions post-événement.

Ce planning doit être mis en place le plus tôt possible et partagé avec l’ensemble des acteurs du projet pour pouvoir tenir les délais imposés.

Les invités

Qui allez-vous inviter à votre conférence, votre colloque ou votre congrès ? Combien de personnes souhaitez-vous accueillir ? Qui sont-ils ? Clients, prospects, partenaires, journalistes ou experts de votre secteur ?

Le volume de participants et le type d’invités doivent être définis rapidement pour organiser une conférence. En effet, un certain nombre de choix organisationnels dépendront de vos invités notamment la réservation de la salle, le traiteur mais aussi la date et le lieu de votre conférence.

Le budget

Assez rapidement, vous devrez avoir une idée précise du budget que vous pourrez allouer à cet événement. Pour cela, listez chacun de vos besoins et commencez à demander des devis pour les prestations dont vous aurez besoin (traiteur, son et lumière, salle, intervenants…).

Plus tôt vous connaitrez votre budget, plus tôt vous pourrez effectuer vos recherches et vos réservations. Réserver rapidement c’est s’assurer de la disponibilité de vos prestataires et ainsi garantir une organisation de votre conférence sereine.

La date de votre conférence

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la date de l’événement est un choix capital. Si vous décidez d’organiser une conférence ou un colloque le même jour qu’un grand événement national, votre nombre d’invités risque d’être impacté.

Le choix de la date doit être réaliste pour vous laisser le temps d’organiser votre conférence mais doit aussi correspondre à vos différentes cibles : prestataires et invités.

Le choix et la réservation de la salle

Vous avez votre budget ? Le déroulement de la conférence est fixé ? Il vous faut désormais dénicher le lieu parfait pour accueillir votre événement. Pour cela, vous devez tenir compte d’un certain nombre de critères.

Tout d’abord la localisation, votre événement doit être facile d’accès pour les invités que ce soit en transports en commun ou en voiture.
Le lieu choisi doit ensuite tenir compte de votre budget et du nombre de personnes attendues sur place le Jour-J.
Pour finir, le « caractère » du lieu a son importance, l’image que vous renverrez dépendra en partie de l’ambiance du lieu sur lequel se déroulera votre événement.

Nous mettons à votre disposition des lieux d’exception à Lyon pour vos conférences : le Centre de Congrès de Lyon, la Sucrière, Eurexpo Lyon ou le Matmut Stadium de Gerland, ces lieux sauront donner du charme à votre événement, tout en vous garantissant des prestations professionnelles haut de gamme.

Le programme et le déroulement de votre conférence

Dernière étape pour finaliser l’organisation d’une conférence : le programme. Il doit détailler, heure par heure, le contenu de votre événement, de l’accueil des invités à la clôture.

La mise en place d’un programme permet d’organiser une conférence ou un colloque sans accrocs. En effet, le programme vous aidera à gérer l’ensemble des prestataires le Jour-J de manière sereine et méthodique.

Comment promouvoir votre événement ?

Vous avez terminé d’organiser votre conférence ? Avez-vous pensé à la promotion de votre événement ? Pour qu’elle existe, votre conférence doit être appuyée d’une communication régulière et organisée. Cette dernière se fait en plusieurs étapes.

Avant le jour-J

Bien avant la date prévue de votre conférence ou votre colloque, il est important d’envoyer une invitation à l’ensemble des participants afin qu’ils puissent bloquer la date dans leur agenda.

Ensuite, vous pouvez mettre en place une communication régulière sur les réseaux sociaux ou par mail pour susciter l’envie et créer de l’attente autour de votre événement.

Pendant le jour-J

Le Jour-J, vous pouvez créer des vidéos en live sur les réseaux sociaux pour partager le contenu de votre événement avec les internautes. Pensez également à faire des photos ou des vidéos que vous pourrez partager par la suite avec les participants et réutiliser sur vos différents supports.

Après le jour-J

La communication continue après l’événement puisque vous pouvez partager les photos prises le Jour-J, envoyer des remerciements ou publier des témoignages par exemple. Tous ces contenus vous aideront à vous rendre visible, ce qui sera utile pour organiser une conférence la fois prochaine.